savoir organiser un événementiel
Pré-requis
Aucun prérequis n’est nécessaire pour participer à cette formation.
Objectifs
- Acquérir une méthodologie pour organiser une manifestation ou un événement.
- S’affirmer dans son rôle de chef de projet pour assurer la réussite de l’événement.
- Communiquer autour de l’évènement.
Contenu
- Comprendre les enjeux d’un événement
- Préparer et piloter son événement en mode projet
- Suivre et maîtriser l’événement : délais, budget et logistique
- Choisir les prestataires et négocier son budget
- Prendre sa place de chef de projet
- Communiquer sur l’événement et autour de celui-ci
- Gérer le jour J : être au coeur de l’événement
- Faire le bilan de l’événement et exploiter les résultats
Moyens pédagogiques et techniques
- Ingénierie basée sur un travail pédagogique unique répondant aux attentes du public cible
- Hormis une introduction théorique, le transfert et l’appropriation des connaissances se feront en pédagogie active.
Durée :
- Ce module est personnalisable sur le contenu suivant les besoins.
- Chaque modules durent 1 journée.
Nombre de participants :
- Minimums 8
Horaires:
- Personnalisable suivant demandes
Coût :
- Nous contacter pour toutes demandes de devis
Contacts :
- CRETUAL Virginie
- 0693 47 89 77
- virginie.cretual@aprunformation.fr
Accueil des publics en situation de handicap
Intervenant
- Intervenant diplômé d’un DEJEPS
Comprendre les enjeux d'un événement
- Identifier les différents types d’événements professionnels : Réunions,
manifestations, séminaires, journées portes ouvertes… - Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d’évènement
- Choisir un événement légitime, marquant, original
Cadre législatif
- Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès
- Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
- Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
- Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique
- Construire son rétro-planning des actions à mener… et s’y tenir
- Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses
- Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences,
etc. - Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire
Choisir les prestataires et négocier son budget
- Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs
- Construire un outil d’aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
- Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
- Soumettre des recommandations à sa direction.
Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique
- Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
- Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d’événement : invitations, catalogues, tarifs…
- Informer en interne sur l’événement : newsletter, courriels, …
- Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
- Assurer la couverture de l’événement : vidéo, photo
Cadre législatif
- Coordonner les différents contributeurs
- Définir les rôles et missions dans l’organisation de l’événement.
- S’assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
- Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
- Affirmer ses talents d’organisateur
Gérer le jour J : être au coeur de l'événement
- Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
- Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
- Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
- Superviser la clôture de l’événement
- Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l’imprévisible
Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats
- Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
- Remercier les participants, les médias et les contributeurs
- Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
- Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing,
commercial, RP, communication…) - Établir un plan d’action post-événement
- Valoriser l’événement en interne et en externe
Dernière mise à jour :