savoir organiser un événementiel

Pré-requis

Aucun prérequis n’est nécessaire pour participer à cette formation.

Objectifs

  • Acquérir une méthodologie pour organiser une manifestation ou un événement.
  • S’affirmer dans son rôle de chef de projet pour assurer la réussite de l’événement.
  • Communiquer autour de l’évènement.

Contenu

  • Comprendre les enjeux d’un événement
  • Préparer et piloter son événement en mode projet
  • Suivre et maîtriser l’événement : délais, budget et logistique
  • Choisir les prestataires et négocier son budget
  • Prendre sa place de chef de projet
  • Communiquer sur l’événement et autour de celui-ci
  • Gérer le jour J : être au coeur de l’événement
  • Faire le bilan de l’événement et exploiter les résultats

Moyens pédagogiques et techniques

  • Ingénierie basée sur un travail pédagogique unique répondant aux attentes du public cible
  • Hormis une introduction théorique, le transfert et l’appropriation des connaissances se feront en pédagogie active.

Durée :

  • Ce module est personnalisable sur le contenu suivant les besoins.
  • Chaque modules durent 1 journée.

Nombre de participants :

  • Minimums 8

Horaires:

  • Personnalisable suivant demandes

Coût : 

  • Nous contacter pour toutes demandes de devis

Contacts

  • CRETUAL Virginie
  • 0692 47 89 77
  • virginie.cretual@aprunformation.fr
handicap
Accueil des publics en situation de handicap

Intervenant

  • Intervenant diplômé d’un DEJEPS

Lieu de formation

CREPS_reunion
CREPS de SAINT DENIS

Autres lieux disponibles suivant la demande. 

Comprendre les enjeux d'un événement

  • Identifier les différents types d’événements professionnels : Réunions,
    manifestations, séminaires, journées portes ouvertes…
  • Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d’évènement
  • Choisir un événement légitime, marquant, original

Cadre législatif

  • Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès
  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
  • Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

  • Construire son rétro-planning des actions à mener… et s’y tenir
  • Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses
  • Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences,
    etc.
  • Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Choisir les prestataires et négocier son budget

  • Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs
  • Construire un outil d’aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
  • Soumettre des recommandations à sa direction.

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

  • Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
  • Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d’événement : invitations, catalogues, tarifs…
  • Informer en interne sur l’événement : newsletter, courriels, …
  • Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
  • Assurer la couverture de l’événement : vidéo, photo

Cadre législatif

  • Coordonner les différents contributeurs
  • Définir les rôles et missions dans l’organisation de l’événement.
  • S’assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
  • Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
  • Affirmer ses talents d’organisateur

Gérer le jour J : être au coeur de l'événement

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l’événement
  • Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l’imprévisible

Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats

  • Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
  • Remercier les participants, les médias et les contributeurs
  • Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
  • Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing,
    commercial, RP, communication…)
  • Établir un plan d’action post-événement
  • Valoriser l’événement en interne et en externe

Dernière mise à jour : Sep 24, 2021 @ 11 h 56 min